Перейти к содержанию

Оглавление

Сводные таблицы

_Сводная таблица - мощный инструмент Excel для быстрого анализа больших объемов данных. Она позволяет агрегировать, группировать и фильтровать информацию без сложных формул._

1. Подготовка данных для сводной таблицы

Прежде чем создавать сводную таблицу, важно убедиться, что данные подготовлены правильно. Независимо от того, какой способ создания сводной таблицы вы выбираете, данные должны быть структурированы в виде таблицы.

  • Отсутствие пустых строк и столбцов - это важно для корректной работы сводной таблицы.
  • Правильные заголовки - каждая колонка должна иметь четкие заголовки.
  • Типы данных - данные в столбцах должны быть одного типа (например, текст, дата, число).

2. Создание сводной таблицы

Теперь, когда данные подготовлены, рассмотрим два способа создания сводной таблицы: на основе обычных данных и на основе смарт-таблицы (умной таблицы).

2.1 Создание сводной таблицы на основе обычных данных

  1. Выделите диапазон данных (включая заголовки).
  2. Перейдите в Вставка → Сводная таблица.
  3. В открывшемся окне выберите:
    • Диапазон - Excel автоматически подставит выделенный диапазон.
    • Новый лист или Существующий лист - выберите, где будет располагаться сводная таблица.
  4. Нажмите ОК.

2.2 Создание сводной таблицы на основе смарт-таблицы

Смарт-таблица (или «умная таблица») - это инструмент, который позволяет автоматически обновлять данные, добавлять новые строки и столбцы, а также упрощает работу с данными.

  1. Для начала нужно преобразовать обычный диапазон данных в смарт-таблицу:
    • Выделите диапазон данных.
    • Перейдите в Главная → Форматировать как таблицу.
    • Выберите стиль оформления и убедитесь, что установлен флажок Таблица с заголовками.
    • Нажмите ОК.
  2. После этого создайте сводную таблицу так же, как для обычного диапазона, но теперь Excel будет работать с динамически обновляемой таблицей, что особенно удобно, если вы регулярно добавляете новые строки или столбцы.

3. Наполнение сводной таблицы

Когда сводная таблица создана, необходимо определить, какие данные будут в строках, столбцах, значениях и фильтрах.

Основные области сводной таблицы:

  • Строки - сюда перетаскиваются элементы, по которым вы хотите сгруппировать данные (например, по продукту или региону).
  • Столбцы - используются для дополнительного разделения данных (например, по менеджеру или дате).
  • Значения - сюда перетаскиваются числовые данные, которые будут суммироваться или подсчитываться (например, сумма продаж).
  • Фильтры - позволяют фильтровать данные по выбранным критериям (например, по менеджеру или региону).

Теперь сводная таблица будет показывать суммарные продажи по каждому продукту в разрезе по регионам.

4. Работа с фильтрами, срезами и группировками

4.1 Фильтрация данных

С помощью фильтров вы можете ограничить вывод данных по определенным критериям. Например, если вы хотите посмотреть продажи только по одному региону или по одному менеджеру.

  • Перетащите нужный критерий в область Фильтры.
  • В сводной таблице появится выпадающий список, который позволит выбрать нужные данные.

4.2 Срезы

Срезы - это визуальные элементы для фильтрации данных, которые позволяют легко выбирать и отображать информацию по определённым критериям.

  1. Чтобы добавить срез, перейдите в Анализ → Вставить срез.
  2. Выберите поле, по которому хотите фильтровать данные (например, "Регион" или "Менеджер").
  3. Срез будет отображаться на листе, и вы сможете выбирать нужные значения прямо в этом срезе. Это позволяет быстро переключаться между фильтрами без необходимости вручную открывать выпадающие списки.

Преимущества срезов:

  • Интерактивность: срезы легко использовать, они предоставляют визуальную информацию о текущем состоянии фильтрации.
  • Удобство: срезы позволяют одновременно фильтровать данные по нескольким критериям и видеть результаты в реальном времени.
  • Группировка: можно добавлять несколько срезов на один отчет для фильтрации по разным категориям, например, по региону и по менеджеру одновременно.

4.3 Группировка данных

Сводные таблицы позволяют группировать данные по датам, числам и тексту.

  • Группировка по датам: если в данных есть столбец с датами, можно сгруппировать их по месяцам, кварталам или годам. Для этого:
    1. Щелкните правой кнопкой по ячейке с датой в сводной таблице.
    2. Выберите Группировать и выберите нужный период (например, месяц или год).
  • Группировка по числам: если у вас есть числовые данные, например, сумма продаж, можно сгруппировать их по диапазонам (например, от 0 до 1000, от 1000 до 5000 и так далее). Для этого:
    1. Щелкните правой кнопкой по числовому значению в сводной таблице.
    2. Выберите Группировать и укажите диапазоны.
  • Группировка по текстовым данным: если у вас есть текстовые данные, такие как категории товаров или менеджеры, вы можете сгруппировать их для анализа.

5. Вычисляемые поля и элементы

В сводной таблице можно добавить вычисляемые поля, которые рассчитываются на основе существующих данных. Это полезно, когда нужно создать дополнительные метрики или показатели.

Пример:

Предположим, у нас есть данные о продажах и расходах, и нужно вычислить прибыль. Для этого: 1. Щелкните по сводной таблице.
2. Перейдите в Анализ сводной таблицы → Поля, элементы и наборы.
3. Введите название нового поля (например, Прибыль) и формулу, например, Сумма продаж - Сумма расходов. После этого в сводной таблице появится новое поле для вычисления прибыли.

6. Применение условного форматирования

Условное форматирование позволяет выделять данные, соответствующие определенным условиям. Это помогает легче воспринимать информацию 1. Выберите ячейки, которые хотите отформатировать.
2. Перейдите в Главная → Условное форматирование.
3. Выберите нужное правило (например, выделение значений больше определенного числа или использование цветовых шкал).

Это полезно для выделения ключевых данных, таких как например наибольшие или наименьшие значения.

Графики и диаграммы на основе сводной таблицы

7. Создание диаграммы из сводной таблицы

Теперь, когда сводная таблица готова, можно создать на её основе график или диаграмму. Создание визуализации на основе сводных таблиц помогает наглядно представить данные и выявить ключевые тренды. Визуализация позволяет лучше понять, какие факторы влияют на результаты, а интерактивность срезов и фильтров даёт возможность быстро изменять представление данных в зависимости от нужд анализа.

7.1. Выбор данных для диаграммы:

  1. Выделите всю сводную таблицу или конкретные данные, которые хотите отобразить на графике (например, продажи по регионам).
  2. Перейдите в меню Вставка → Диаграммы.
  3. В открывшемся меню выберите тип диаграммы, который наилучшим образом подойдет для ваших данных.

Типы диаграмм:

  • Гистограмма (или столбчатая диаграмма): хорошо подходит для сравнения числовых значений по категориям (например, продажи по регионам).
  • Линейный график: помогает показать изменения данных с течением времени, например, изменения продаж по месяцам.
  • Круговая диаграмма: используется для отображения долей от общего (например, доля каждого региона в общих продажах).
  • Комбинированная диаграмма: позволяет на одном графике сочетать, например, столбцы и линию (например, продажи и тренд).

7.2. Настройка диаграммы:

  1. После вставки диаграммы, на панели инструментов появится меню Конструктор диаграмм, где можно настроить её вид.
  2. Настройте:
    • Название диаграммы: кликните по заголовку и введите понятное описание (например, «Продажи по регионам»).
    • Оси: настройте оси, чтобы они корректно отображали данные (например, ось X - регионы, ось Y - продажи).
    • Легенда: добавьте или настройте легенду, чтобы пользователи могли легко понять, что обозначают различные цвета и линии.
    • Цвета и стиль: выберите подходящий стиль оформления диаграммы для лучшего восприятия данных.

8. Настройка интерактивности диаграммы

Чтобы сделать вашу визуализацию еще более полезной, можно добавить интерактивность с помощью срезов или фильтров.

8.1. Добавление среза:

  1. Для фильтрации данных на диаграмме добавьте срез. Срез - это визуальный элемент, который позволяет фильтровать данные на диаграмме по одному или нескольким критериям (например, по регионам или категориям товаров).
  2. Перейдите в Анализ → Вставить срез.
  3. Выберите поле, по которому хотите фильтровать данные (например, «Регион» или «Менеджер»).
  4. Срез будет отображаться рядом с диаграммой, и вы сможете выбрать нужные значения для отображения на графике.

8.2. Добавление фильтра:

  1. Добавьте фильтр, чтобы показывать только данные, соответствующие определенным критериям (например, показывать только данные за последние 6 месяцев).
  2. Для этого просто используйте функцию фильтрации в сводной таблице, и диаграмма автоматически обновится.

Пример: Построение графика продаж по регионам с помощью сводной таблицы

Предположим, у вас есть сводная таблица с данными о продажах по регионам за разные месяцы. Чтобы построить график: 1. Выделите данные сводной таблицы, например, Месяц и Продажи.
2. Перейдите в Вставка → Диаграмма → Линейная диаграмма (или Столбчатая диаграмма).
3. Диаграмма автоматически отобразит продажи по месяцам.
4. Настройте оси: на оси X - месяцы, на оси Y - суммы продаж.
5. При необходимости добавьте срезы для фильтрации по регионам или динамические элементы для отображения трендов.

9. Нюансы создания и стилистического оформления графиков в Excel

Когда вы создаете график на основе сводной таблицы или других данных в Excel, очень важно сделать его не только функциональным, но и визуально привлекательным. График должен четко доносить основную информацию, быть простым для восприятия и не перегружать зрителя лишними элементами. Рассмотрим ключевые моменты и нюансы для правильного стилистического оформления графиков.

9.1. Сохранение отформатированного графика как шаблона

Если вам нужно регулярно использовать один и тот же формат графиков, можно сохранить настройки оформления как шаблон, чтобы не тратить время на их повторное создание.

  1. Создание графика: Постройте график, настроив его стили и элементы.
  2. Форматирование графика: Сделайте все необходимые изменения:
    • Измените тип диаграммы, если нужно.
    • Настройте цвета, шрифты и расположение элементов (например, легенду, метки данных, оси).
  3. Сохранение шаблона:
    • Щелкните правой кнопкой мыши на график и выберите Сохранить как шаблон.
    • Дайте имя шаблону и сохраните его в папку, которую Excel использует для шаблонов графиков.
  4. Применение шаблона:
    • Для использования сохраненного шаблона выберите данные и перейдите в Вставка → Диаграмма → Выбрать шаблон.
    • В открывшемся окне выберите нужный шаблон, и график будет автоматически отформатирован в соответствии с вашим стилем.

9.2. Стилистическое форматирование графика

Правильное оформление графика важно для того, чтобы он был не только понятным, но и приятным для восприятия. Вот несколько важных моментов для настройки.

1. Уберите лишние элементы

  • Убираем 3D-эффекты: Графики в 3D часто создают лишнюю путаницу, особенно когда нужно сосредоточиться на числовых данных. Используйте плоские (2D) графики, так как они дают более четкое представление о данных.

  • Отключите сетку: Сетка может запутать, особенно если она слишком яркая или слишком плотная. Чтобы убрать сетку:

    • Кликните правой кнопкой по области диаграммы и выберите Формат области диаграммы.
    • Перейдите в раздел Сетка и уберите ненужные элементы.
  • Удалите кнопки и ненужные элементы: Кнопки масштабирования, сетка, лишние линии или области - все это отвлекает внимание от данных. Уберите ненужные кнопки, такие как Слайдеры или Таймлайны, если они не имеют функционального значения для отображаемого графика.

2. Позиционирование легенды

  • Легенда: Легенда помогает пользователю понять, что означают различные цвета и линии на графике. Однако она не должна быть слишком навязчивой.
    • Рекомендуемое место для легенды: лучше всего разместить легенду в верхней части графика, чтобы она не перекрывала важные данные. Можно выбрать вариант в верхнем центре или в правом верхнем углу в зависимости от того, где график не загромождается.
    • Чтобы переместить легенду, просто кликните по ней и перетащите в нужное место.

3. Добавление меток данных

  • Метки данных: Иногда важно видеть точные значения рядом с точками данных, чтобы облегчить восприятие графика.
    • Для этого выделите график, затем перейдите в Конструктор диаграмм или Форматировать, и выберите Метки данных.
    • Можете выбрать, чтобы значения отображались на графике внутри или снаружи столбцов/линий.

4. Заголовок графика

  • Заголовок: График должен иметь ясный, лаконичный заголовок, который объясняет, что на нем изображено. Лучше избегать многословных названий.
    • Пример: «Продажи по регионам за 2024 год» будет гораздо более информативным, чем «Сравнительный анализ продаж по регионам».
    • Заголовок должен быть крупным и читаемым, но не отвлекающим от данных.

5. Цвета и шрифты

  • Цвета: Оставьте палитру с несколькими нейтральными цветами. Яркие цвета лучше использовать для выделения ключевых точек или трендов.
    • Используйте контрастные цвета, но избегайте пестрых и раздражающих оттенков. Например, для графиков по продажам можно выбрать зеленый для положительного и красный для отрицательного тренда.
  • Шрифты: Используйте стандартные шрифты (например, Calibri или Arial) и избегайте сложных шрифтов, которые могут снизить читаемость.

6. Стилизация осей и меток

  • Оси: На графике оси X и Y должны быть четкими и читабельными. Для числовых данных на оси Y используйте форматирование с разделителями тысяч (например, 1 000 вместо 1000), чтобы данные выглядели аккуратно.
  • Метки осей: Убедитесь, что метки осей не перекрывают друг друга и не слишком мелкие. Лучше, чтобы метки располагались параллельно оси и шрифт был достаточно крупным для комфортного чтения.

9.3. Пример правильного оформления графика

Предположим, у вас есть график, который показывает динамику продаж по месяцам. Чтобы визуализация была эффективной:

  1. Тип графика: выбирайте линейный график или столбчатую диаграмму. Линейный график лучше подходит для отображения изменений с течением времени, а столбчатая диаграмма - для акцента на сравнении значений по периодам.
  2. Цвета: используйте единый цвет для данных одной категории. Для выделения ключевых значений (например, пиковых продаж) применяйте контрастный акцентный цвет. Избегайте слишком ярких или кислотных оттенков.
  3. Метки данных: добавьте значения прямо на диаграмму, чтобы зритель сразу видел точные цифры (например, объем продаж в каждом месяце). Это особенно важно, если ось Y не начинается с нуля.
  4. Сетка: уберите второстепенные линии сетки (особенно вертикальные), чтобы избежать визуального шума. Можно оставить горизонтальные линии - они помогают отслеживать уровень значений.
  5. Легенда: размещайте легенду вверху или справа, только если на графике более одной категории. Если все понятно без нее - лучше убрать.
  6. Заголовок: используйте ясный и информативный заголовок, который сразу объясняет суть графика (например, «Продажи по месяцам в 2024 году»).
  7. Оси: подписи и шкала на осях должны быть читаемыми. Не забывайте указывать единицы измерения, если это нужно (например, тыс. руб., шт. и т.д.).

Грамотное оформление графика помогает быстро донести ключевую информацию. Избегайте избыточных декоративных элементов - таких как 3D-эффекты, градиенты и чрезмерно насыщенные цвета. Хорошая визуализация должна работать на восприятие данных, а не отвлекать от них.

Создание дашборда в Excel: как связать графики и срезы на одном листе

Дашборд - это инструмент визуализации данных, который позволяет на одном экране увидеть ключевые показатели, тренды и важную информацию, без необходимости переходить по множеству страниц или отчетов. В Excel создание дашборда предполагает объединение различных графиков, таблиц и интерактивных элементов, таких как срезы и фильтры, чтобы получить единое целое, которое удобно анализировать.

1. Размещение графиков на одном листе

После того как вы создали сводные таблицы и графики, аккуратно разместите их на одном листе дашборда, чтобы информация была наглядной и легко воспринимаемой. Источники данных для графиков (сводные таблицы) лучше размещать на отдельном листе. Убедитесь, что элементы на этом листе не перекрываются, иначе они могут не смогут обновляться и будут выдавать ошибку.

  1. Откройте новый лист в Excel, который будет служить основным для вашего дашборда.
  2. Скопируйте и вставьте графики (на основе сводных таблиц) на этот лист. Расположите их таким образом, чтобы они не перекрывали друг друга, оставляя место для заголовков и других элементов.
  3. Регулируйте размеры графиков так, чтобы каждый элемент был четко виден и легко воспринимаем. Попробуйте выравнивать их по сетке для улучшения визуального восприятия.

2. Добавление срезов для фильтрации данных

Если не создали ни одного среза, то вернитесь к пункту 4.2 Срезы

3. Интерактивность и настройка таймлайнов

Чтобы улучшить интерактивность дашборда, можно добавить Таймлайн - элемент, который позволяет фильтровать данные по датам (например, по месяцам, кварталам или годам).

  1. Добавление таймлайна:
    • Выберите сводную таблицу с временным столбцом (например, дата или месяц).
    • Перейдите в Вставка → Таймлайн.
    • В окне выберите временной столбец (например, месяц или год).
    • Таймлайн будет добавлен на лист.
  2. Настройка таймлайна:
    • Настройте внешний вид таймлайна, чтобы он не перегружал экран.
    • Добавьте несколько таймлайнов, если нужно фильтровать данные по разным временным периодам.
    • Вы можете выбрать различные типы отображения (например, месяц, квартал или год) и настроить их внешний вид, чтобы пользователи могли легко выбрать нужный период.

4. Итоговый просмотр и тестирование

После того как все элементы дашборда собраны, выполните следующие действия:

  1. Проверьте работу срезов и таймлайнов. Убедитесь, что они корректно фильтруют данные и обновляют графики.
  2. Проверьте интерактивность. Убедитесь, что все кнопки, срезы и таймлайны работают должным образом.
  3. Проверьте форматирование. Убедитесь, что все элементы дашборда визуально согласованы, данные легко воспринимаются, а дизайн не перегружен.
  4. Проверьте название дашборда. Убедитесь, что оно чётко отражает содержание и цель дашборда.

Оглавление